08. Reward-Punish Dgn SOP

Situs Asli :

http://andisufariyanto.blogspot.com/2009/03/write-what-you-do-and-do-what-you-write.html

AT GLANCE OF SOP ( STANDART OPRATION PROCEDURE) FOR BEST HR&D IN A COMPANY

Beberapa minggu yang lalu saya mengikuti pelatihan Standart Operation Procedure (SOP) yg diadakan oleh Value Consult. Ya… ini merupakan salah satu langkah saya agar perusahaahn bisa lebih maju.

Selama ini, perusahaan  masih belum menggunakan konsep-konsep tertentu dalam manajemennya. Semua mengalir sesuai kebutuhan saja. Dan seiring dengan berkembangnya perusahaan, saya merasa sudah waktunya Perusahaan menerapkan konsep-konsep yang bisa mengakselerasi pekerjaanya.

Alur konsep sederhana saja seperti :  menyusun SOP, lantas menerapkannya. Sembari SOP berjalan, maka urutan selanjutnya adalah menyusun Key Performance Index atau KPI. Dan terakhir, bila rangkaian tahapan tadi terlaksana maka akan terbangun apa yang disebut Balance Score Card (BSC).

Saya membayangkan BSC ( Balance Score Card) diterapkan di Perusahaan  dalam jangka panjang, yang jangkauannya tahunan. “Namun saat ini saya rasa perusahaan masih harus mempersiapkan dulu secara matang SOP-nya”.

Sejumlah person yang tergabung dalam tim telah saya pasrahi konsepnya. Dari tim ini, secara detail akan ditangani konsultan ( kebetulan saya sendiri ) . Lini usaha yang akan menikmati duluan SOP hasil Value Consult ini adalah Perusahaan dan Pertamina dalam segi pelayanan.

Namun yang jelas tim yang terbentuk dari manajeman akan melakukan tahap demi tahap agar SOP dapat diimplementasikan. Tentu hal ini juga tergantung kemampuan adaptasi dari divisi yang bersangkutan.

Selanjutnya, saya ingin kemukakan terlebih dulu mengenai SOP yang saya serap dari pelatihan itu. Semoga suatu saat, pembaca juga berbagi ilmunya… mmmm…ilmu Allah SWT khan demikian luas, tak habis bila kita berbagi.

WRITE WHAT YOU DO AND DO WHAT YOU WRITE

Konsep awal dari SOP adalah write what you do and do what you write. Sesederhana itu? Setidaknya ini menjadi pijakan bagi rekan-rekan yang belum menyempurkan sistem dalam pekerjaannya.

SOP yang benar adalah SOP yang dapat langsung diterapkan oleh siapapun yang membacanya sekaligus mampu menjadi patokan cara pengerjaan kegiatan bisnis sesuai yang diharapkan.

Bila SOP ini telah diterapkan di Perusahaan, saya membayangkan setiap person yang terlibat dalam tim working paham akan pekerjaannya masing-masing. Diatas pijakan pemahaman tadi, mereka akhirnya melakukan berbagai aktifitas sesuai yang dicantumkan dalam SOP.

“Dengan SOP, Pekerjaan  yang dijalankan dapat berjalan secara otomatis. Khususnya untuk aktivitas–aktivitas yang rutin dan berulang.”

Semakin besar skala Pekerjaan suatu perusahaan, maka implementasi SOP semakin penting. Sebab tidaklah mungkin mengandalkan suatu kegiatan kepada person–person tertentu saja.

Akan sangat beresiko apabila person tersebut sakit ataupun mengundurkan diri. Tanpa SOP yang benar, kegiatan  langsung terpengaruh dan bahkan goyah.

LANTAS SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB MENJALANKAN SOP?

Idealnya, penyusunan SOP dan pemantauan pelaksanaannya dikerjakan oleh divisi khusus yaitu Business or Worker Development. Divisi ini bertanggung jawab mulai dari melakukan observasi dan mendokumentasikannya dalam bentuk SOP.

Divisi  ini juga memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan benar. Setelah itu, mereka melakukan penilaian sehingga diketahui apakah SOP yang ada sudah cukup efisien atau memerlukan perubahan-perubahan lagi.

Kerjasama lintas Disivi sangatlah dibutuhkan untuk mendapatkan SOP yang benar. Pasalnya, SOP yang disusun juga berlaku untuk departemen yang lainnya.

Nantinya, SOP ini adalah sebagai landasan untuk membangun sistem Key Performance Indicator (KPI) masing-masing person yang kemudian menghasilkan laporan kinerja perusahaan dengan basis Balanced Score Card.

WHAT IS MEANING OF KEY PERFORMANCE INDEX ?

KPI adalah semacam rapor masing-masing person dalam suatu organisasi. Keberadaan rapor yang tepat dan jelas, akan mempermudah perusahaan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) di perusahaannya.

Upaya meningkatkan kualitas SDM dapat dilakukan sebab melalui KPI, akan diketahui secara langsung bagian–bagian mana yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi.

Dengan sarana KPI ini pula, para entrepreneur dapat membuat sistem reward and punishment dalam perusahaan berlangsung dengan benar dan tepat. Penghargaan benar-benar diberikan kepada individu yang berprestasi. Sedangkan punishment diberikan kepada individu yang tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan.

“Akhirnya, dengan perangkat KPI inilah perusahaan dapat mengukur seberapa efektif person-person di dalam perusahaan dalam menjalankan job desk-nya.”

BALANCE SCORE CARD

Melalui implementasi BSC, kinerja perusahaan dapat diukur secara daily, monthly dan anually dengan parameter-parameter yang seragam. Dengan demikian, para anggota tim akan lebih mudah untuk menterjemahkan dan mengukur target yang diberikan oleh perusahaan.

“Selain itu, setiap tim juga dapat melihat sampai di titik mana perusahaan saat ini dari target yang ingin dicapai. Ujung-ujungnya juga akan berpengaruh pada cara penghitungan kompensasi dan reward dari perusahaan. Begitu…”

BSC memudahkan kita dalam menentukan target dan melihat kinerja seluruh perusahaan, cukup dengan melihat laporan BSC saja. Mengapa? Sebab BSC mendefinisikan semua parameter aktivitas perusahaan ke dalam bentuk angka.

Sehingga kita bisa memantau setiap saat segala aktivitas yang dilakukan oleh tiap individu. Apakah sudah membuat perusahaan bergerak mendekat ke tujuan perusahaan atau belum.

Dan perlu dicatat, semua perkembangan yang dikemas oleh BSC dinominalkan ke dalam bentuk angka sehingga laporan BSC menjadi mudah untuk dibaca dan dicermati.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s